Conditional offer of employment

Kävin tällä viikolla täyttämässä kuntosalilla new hire -papereita. Se ryhmäliikunnan aluemanager, joka arvosteli koe-esiintymiseni ja joka otti netissä täyttämäni hakemuksen käsittelyyn, palasi asiaan lupaamallaan tavalla eli parin päivän sisällä. Hän kehotti olemaan yhteydessä toiseen manageriin: sen kuntosaliketjun tietyn yksittäisen salin, jonka alle olin hakemukseni laittanut, service manageriin. Näitä managereita täällä siis riittää.

Tämän service managerin luokse pääseminen oli astetta vaikeampaa, mutta ei siinäkään lopulta mennyt kuin viikko. Kaikki asiat ryhmäliikunnan aluemanagerin kanssa hoituivat sähköpostilla ja hän välitti keskustelumme myös tälle service managerille, joten ajattelin sähköpostin olevan hyvä tapa kommunikointiin. Minä kyselin service managerilta sähköpostitse, koska voin tulla täyttämään papereita, mutta kun hän ei vastannut vuorokauden kuluessa, soitin salille. Puhelimessa hän kertoi, ettei papereita voi tulla nyt täyttämään, koska tietokonejärjestelmä on rikki. Sovimme tapaamisen muutaman päivän päähän, jolloin ongelman piti olla korjattuna. Tapaamispäivän aamuna hän laittoi minulle sähköpostin (vastauksena siihen s-postiin, jonka olin alun perin lähettänyt eli hän oli kyllä noteerannut sen tulon) ja ilmoitti, että tietokonejärjestelmä on edelleen rikki, eikä paperitöitä voi tehdä. Hän lupasi ilmoittaa, kun järjestelmä on korjattu. Bongasin hänet samana päivänä myöhemmin, kun menin salille, esittäydyin ja tiedustelin tilannetta. Hän lupasi ilmoittaa. Kun hänestä ei parin päivän sisällä kuulunut mitään, soitin jälleen ja silloin hän ilmotti, että nyt järjestelmä toimii. Varasimme siis ajan. 

Mitä nämä new hire -paperit sitten ovat? Niihin kuuluu USCIS:n (U.S Citizenship and Immigration Service) I9 ja liittovaltion W4. Aah, ihana byrokratia. 

I9-lomake on Employment Eligibility Verification Form. Sen joutuu täyttämään kaikki, niin Yhdysvaltojen kansalaiset kuin maahanmuuttajatkin. Lomakkeessa kerätään tiedot, joilla voidaan varmistaa, että henkilö on oikeutettu tekemään töitä Yhdysvalloissa. Lomake löytyi netistä, joten onneksi pääsin tutustumaan siihen etukäteen. Tämä oli nyt sitten se lomake, johon jouduin ilmoittamaan sen työlupani päättymispäivämäärän.

Liittovaltion W4-lomake liittyy verotukseen. Täällä ei ole mitään loistavia verokortteja, jotka perustuisivat edelliseen palkkaan. Täällä täytetään lomake W4, josta saadun tuloksen perusteella työnantaja ottaa palkasta summan liittovaltion veroa. Osavaltion veroja varten on kait olemassa omia lomakkeita, mutta minä syötin saman W4:n tuloksen myös osavaltion verotukseen. Meillä meni muuten viime vuoden verotus täällä aika mönkään, kiitos tuon W4:n ja lakimiesten epämääräisten neuvojen, mutta ehkäpä kerron siitä lisää myöhemmin...

Tällä kuntosalilla nämä molemmat lomakkeet sisältyivät heidän omaan tietojärjestelmäänsä. En siis täytellyt mitään paperilappusia, vaan täytin tiedot koneella. Service manager istui vieressäni koko ajan ja kävimme yhdessä läpi jokaisen kysymyksen. Kysymyksiin sisältyi kaikenlaista jännää, kuten esimerkiksi kaikki osoitteeni viimeisten seitsemän vuoden ajalta, alkamis- ja päättymispäivämäärien kanssa. Huh. Minä pääsin todella helpolla, sillä minulla oli vain kaksi osoitetta. Kuulemma joillakin on ollut yli kymmenen ja siinä on sitten mennyt ikä ja terveys, kun on yritetty muistella alkamis- ja päättymispäiviä. Hauskaa oli se, että kun valitsin maaksi Suomen, ohjelma heitti state- eli osavaltio-alavalikon. En edes katsonut sitä, mutta sitten manager totesi, että unohdin täyttää osavaltion. Ehdin todeta, ettei Suomessa ole osavaltioita, mutta sitten klikkasin valikon auki ja sieltä paljastuivat Suomen läänit. Siis voiko state-sanalla muka viitata lääneihin? Ja tosi oleellinen tieto suomalaisessa osoitteessa joku lääni... Mutta hei, olin ihmeissäni, että sieltä järjestelmästä putkahtivat tuollaiset. 

Sen sijaan viisumityyppiäni ei järjestelmästä löytynyt. Sieltä löytyi kyllä L1-viisumi, joka miehelläni on, mutta minun viisumini on L2, eikä siihen voi viitata tuolla L1-nimellä. Tai näin ainakin kuvittelen. L1-viisumiin sisältyy nimittäin ehto siitä, että saa työskennellä vain ja ainoastaan yhdelle, tietylle työnantajalle, mutta minä saan työluvallani työskennellä ihan kelle tahansa. Onneksi löytyi kuitenkin Muu-kohta, johon sain kirjoitettua oman viisumini.

Minun viisumiani ei löytynyt myöskään ohjekirjasta, joka kuntosalilla oli erinäisten numerosarjojen etsimiseen. Järjestelmään nimittäin kirjattiin erinäisiä numeroita, kuten esimerkiksi ajokortin ja viisumin numero. Koska näissä erinäisissä korteissa ja muissa numeroita on yleensä enemmän kuin yksi, ohjekirja on ihan tarpeen. Minun viisumissani oli kolme erilaista numeroa, enkä valitettavasti tiennyt, mikä niistä on viisumin numero. Myöskään manager ei tiennyt. Eikä tiennyt se ohjekirjakaan. Siellä oli kuvia ajokorteista sun muista, joista tarvittavat numerosarjat oli ympyröity, mutta viisumeja sieltä ei oikein löytynyt. Onneksi viisumin numero ei kuitenkaan ollut välttämätön tieto. Mieheni on muuten yrittänyt googlettaa joskus, mikä niistä kolmesta numerosta on se viisumin numero, mutta tämä on edelleen vähän epäselvä asia meille. 

Erilaisten henkilötietojen ja numeroyhdistelmien lisäksi minun piti hyväksyä kasa erilaisia ohjeita. Järjestelmässä taisi olla ainakin viisi jotain asiakirjaa tai manuaalia, joista yhtäkään en saanut lukea. Manager vain klikkaili ne auki, selitti, mitä ne ovat ja sitten klikkasi rastin ruutuun. Kuulemma pääsen niihin käsiksi myöhemmin. En edes muista, mitä kaikkia siellä oli; jotain kuntosalin ohjeita ja muita sellaisia. Ja tuskinpa on väliä sillä, saiko niitä lukea nyt vai vasta myöhemmin, koska en usko, että niitä olisi voinut olla hyväksymättä ja edelleen päästä töihin. Ryhmäliikunnanohjaajan manuaalin sentään sain tulostettuna, koska sen oikeasti jopa haluan lukea. 

Mieleeni jäi kuitenkin asiakirja nimeltä Dispute Resolution. Tämä on jonkinlainen työnantajan ja työntekijän erimielisyyksien selvittelyprosessi. Jos minulla tulisi siis ongelmia työnantajani kanssa ja haluaisin haastaa lafkan oikeuteen, menisimme ensisijaisesti tähän selvittelyprosessiin, jos hyväksyn sen osana työsuhdettani. Prosessilla yritetään tietenkin välttää se, etteivät työnantaja ja -tekijä joutuisi heti oikeuteen. Manager sanoi, että prosessin jälkeen saa mennä oikeuteen, jos haluaa, mutta yleensä ei tarvitse. Mielenkiintoista oli se, että hän totesi kolmeen otteeseen, ettei minun tarvitse hyväksyä tätä prosessia osana työsuhdettani, mutta kuitenkin hän klikkasi sen rastin ruutuun sen enempiä varmistelematta. No, onneksi haluan välttää niin pitkälle kuin mahdollista kenenkään oikeuteen haastamista tässä maassa. Tai missään muussakaan maassa itse asiassa.

Lisäksi new hire -papereihin sisältyi Direct Deposit -nimisen asian luominen. Kun annoin shekeistämme löytyvät pankkitilimme numeron sekä routing-numeron, työnantaja voi maksaa palkan suoraan tililleni. Siis vau! Vitsit miten edistyksellistä! Palkkaa ei tarvitsekaan vastaanottaa shekillä! :D Ja ihan superedistyksellistä oli se, ettei minun tarvinnut kirjoittaa tämän Direct Depositin luomista varten mitätöityä shekkiä shekkivihostamme, vaan numeroiden kirjoittaminen tietojärjestelmään riitti. Olin siis ihan turhaan opiskellut, miten mitätöity shekki tehdään... Oli muuten elämäni ensimmäinen kerta, kun kannoin shekkivihkoa mukana. Meillä ei ikinä ole sitä mukana missään.

Paperitöiden aikana soitettiin myös johonkin tax credit -palvelunumeroon, koska työnantajan piti varmistaa, olenko oikeutettu johonkin tax credittiin. Minulle jäi vähän epäselväksi, mistä tässä oli kysymys. Ilmeisesti työnantaja saattaa joissain tilanteissa olla oikeutettu saamaan liittovaltiolta (tai osavaltiolta?) jotain korvausta, jos palkkaa tietynlaisen ihmisen. Manager kertoi käyneensä tämän prosessin lävitse kymmenien ja kymmenien ihmisten kanssa ja että hänen uransa aikana vain viisi ihmistä on ollut oikeutettu tähän credittiin. Ei kovin todennäköistä siis, että tällainen mamu olisi oikeutettu johonkin. Numeroon piti kuitenkin soittaa. Jonottelua kesti hämmentävän vähän aikaa, alle 10 minuuttia. Sitten luuri lykättiin minulle ja joku nainen toisessa päässä alkoi kysellä kysymyksiä monotonisella äänellä.

En ymmärtänyt kysymyksistä puoliakaan. Sen verran sain niistä kuitenkin kiinni, että osasin vastata kerta toisensa jälkeen "no". Niissä kysyttiin, olenko saanut jonkinlaisia avustuksia tms. viimeisten vuosien aikana tai olenko asunut jonkun kanssa, joko on saanut sellaisia. Kaksi kertaa jouduin pyytämään, että nainen toistaa kysymyksen, koska en oikeastikaan ymmärtänyt mitään. Kun pyysin tätä, nainen piti aina lyhyen tauon ja sitten toisti kysymyksen täysin samanlaisella monotonisella äänellä. Ehkä se puhe tuli jostain nauhalta tai jotain.

No tämän puhelun lopputulos on varmasti arvattavissa. En ollut oikeutettu. Manager palasi puhelimeen ja nainen langan toisessa päässä antoi hänelle koodin, jonka hän syötti järjestelmään, jotta järjestelmässä päästiin eteenpäin. Tämä soittorumba oli siis edellytys paperitöiden täyttämiselle. Täällä kyllä osataan tämä turhanpäiväinen ja aikaavievä byrokratia.

New hire -papereiden täyttämiseen ja tuohon puheluun meni aikaa tunti. Aika pian sen jälkeen sähköpostiini pamahti ilmoitus siitä, miten iloinen kuntosali on siitä, että olen vastaanottanut heidän conditional offer of employmenttinsa. En ole siis vielä saanut työpaikkaa. Olen vasta vastaanottanut ehdollisen työtarjouksen. Prosessi jatkuu nyt background checkillä. Ilmoittani tiedot tarkistetaan jostain kuka-tietää mistä järjestelmistä ja minulle tehdään joitain taustatutkimuksia. Tämä prosessi voi managerin mukaan kestää pari päivää tai yli kuukauden, ihan tapauksesta (ja varmaan tuurista) riippuen. Olen kuullut, että työpaikan vastaanottaminen Amerikassa on pitkä prosessi. Luulin kuitenkin, että tällä viitataan lähinnä joihinkin työhaastattelurumbiin ja sellaisiin, mutta näköjään ei.

Taustatutkimuksen jälkeen minulle ilmoitetaan, palkataanko minut nyt lopulta vai ei. Jos minut palkataan, prosessi jatkuu edelleen. Ilmeisesti täytyy täytellä lisää papereita sekä opiskella jotain manuaaleja ja katsoa videoita ja käydä tekemässä jokin testi. 

Hiukan tulee ikävä sitä, että työnantaja lätkäisee käteen työsopimuksen, johon heitetään nimet alle...

Arvatkaa muuten mikä oli vaikeinta näiden papereiden täyttämisessä. Amerikkalainen näppäimistö! Siis voi että tunsin oloni aivan mummoksi. Erikoismerkit olivat miten sattuu ja myös ne sivussa olevat numeronäppäimet olivat ihan epäloogisessa järjestyksessä (olisi tietenkin voinut käyttää ylhäällä olevia numeroita näin jälkikäteen ajatellen). Kesti ikuisuus, kun syötin social security numberiani moneen eri kohtaan ja osoitettani, ja lopulta minun oli pakko nauraa managerille sitä, etten ollut koskaan aiemmin käyttänyt sellaista näppäimistöä. Vitsit mikä dorka maahanmuuttaja. :D